Organizacja wydarzenia to ogromne wyzwanie, a jednym z kluczowych elementów jego sukcesu jest wybór odpowiedniego miejsca. To, gdzie zdecydujesz się zorganizować swoje wydarzenie, ma kluczowe znaczenie dla atmosfery, klimatu i wrażeń, jakie zdołasz zaoferować swoim gościom. Sprawdź kilka ważnych kwestii, na które warto zwrócić uwagę podczas wyboru miejsca na Twoje wydarzenie.
Dostępność
To pierwszy, kluczowy czynnik związany z wyborem miejsca dla Twojego wydarzenia. Ważne jest, aby teren lub lokal, który wybierzesz był łatwo dostępny dla Twoich odbiorców. Na co warto zwrócić uwagę?
- Czy łatwo będzie dojechać na miejsce wydarzenia?
- Czy uczestnicy będą mieli miejsce na pozostawienie swojego pojazdu?
- Czy na miejscu jest dostępna komunikacja publiczna?
- Odległość od miejsc noclegowych (hoteli, hosteli lub pól namiotowych)
Warto też sprawdzić, jaki sposób transportu preferują Twoi odbiorcy. Zastanów się czy np. nie warto wynająć autobusów, które zabiorą Twoich uczestników z oddalonego o kilka kilometrów dworca kolejowego lub dworca autobusowego.
Wielkość pomieszczenia/terenu i jego układ
Warto również zwrócić uwagę na wielkość i układ pomieszczenia lub terenu, gdzie chce zorganizować swoje wydarzenie. Przechodząc do tego etapu wyboru miejsca musisz już wiedzieć ilu mniej więcej uczestników planujesz gościć podczas eventu. Sprawdź m.in. rider wykonawcy i jaki rozmiar sceny potrzebny jest dla zespołu, oblicz niezbędne miejsce dla prelegentów na scenie. Nie zapomnij o zaplanowaniu ciągów komunikacyjnych oraz wyznaczeniu zaplecza dla organizatorów, prelegentów lub artystów.
Wyposażenie
Pomijając ten punkt możesz narazić się na niespodziewane, dodatkowe koszty. Już podczas podpisywania umowy wynajmu lokalu lub terenu sprawdź i ewentualnie dodaj zapisy o elementach wyposażenia, z których będziesz chciał skorzystać. Często zdarza się, że np. do obsługi sprzętu nagłaśniającego wynajmujący wyznacza osobę ze swojej obsługi albo stoły, które w momencie podpisywania umowy znajdują się na sali – w dniu Twojego wydarzenia będą wykorzystywane podczas innego eventu. Warto również testowo uruchomić sprzęt, który znajduje się w pomieszczeniu, aby upewnić się, że jest on sprawny. Dopytaj, zapisz w umowie i sprawdź wszystkie elementy wyposażenia, które będziesz chciał wykorzystać podczas swojego eventu.
Budżet
Na koniec jeden z kluczowych czynników wpływających na wybór miejsca Twojego wydarzenie. Budżet! Gdy już poznasz cenę wynajmu sali lub terenu, ewentualne koszty związane z dodatkowym wyposażeniem, wróć do swojej kalkulacji. Sprawdź, czy cena zaproponowana przez wynajmującego jest odpowiednia dla Twojego budżetu. Zawsze sprawdzaj też inne miejsca i porównuj oferty. Zobacz również wynajem dodatkowego wyposażenia we własnym zakresie u zewnętrznych dostawców. Czasami okazuje się, że dzięki temu możesz obniżyć łączne koszty organizacji wydarzenia.
Jest wiele czynników, które trzeba brać pod uwagę podczas wyboru miejsca dla Twojego wydarzenia. To czasami trudny i czasochłonny proces, więc jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze miejsca na Twoje wydarzenie lub wsparcia w zakresie jego organizacji, skontaktuj się z nami. Zakładka kontakt jest do Twojej dyspozycji.
